準備・計画・スケジュール
展示会出展の基本計画マニュアル（前編）
イシモトキンヤ
展示会への出展が決まり、自分がその担当者に任命された――。そんなとき、真っ先に必要なのは「計画」です。
展示会はただ出展するだけでは成功しません。計画が不十分だと以下のような事態が起こりがちです：
何から始めればいいかわからない
展示会当日までに準備が間に合わない
発注が遅れ、費用が高くなる
こうした失敗を避けるためには、しっかりとした計画と段取りが不可欠です。この記事では、展示会に初めて出展する担当者向けに、準備段階で押さえておきたいポイントを詳しく解説します。
展示会成功のカギは戦略にあり
展示会に出展するということは、ただブースを出すだけでなく、その後の営業活動も含めて「新規開拓」に会社のリソースを注ぐ決断です。
ただし展示会は短期的な成果を求めすぎると、結果に失望してしまうことがあります。すぐに受注が取れるわけではなく、種まきから実りまで時間がかかるのが現実です。2〜3年後の売上につながると考え、長期的視点で臨みましょう。
それではまず最初に、以下の3つを明確にします：
1. 目的（ゴール）
なぜ展示会に出るのか？例えば、新規顧客の獲得、ブランド認知の向上、パートナー探しなど。
2. コンセプト（誰に、何を、どのように訴求するか）
対象となる来場者に対して、自社のどのような製品・サービスを、どんな切り口で紹介するのか。「食品機械メーカーが小規模飲食店オーナー向けに、操作簡便性を体験型展示で訴求」といったように具体的なものが必要です。
3. 目標（数値）
「新規顧客獲得」という曖昧な目標では不十分です。数値で検証できる目標を立てましょう。
例：名刺交換数、見込客の獲得数、商談数、受注数など。
この3つが明確になっていれば、以降の計画もブレません。展示会を通して達成したいことが具体化され、メンバー間でも認識を共有しやすくなります。
失敗しない展示会計画の鉄則
展示会は「出展がゴール」ではありません。むしろ、展示会終了後のフォロー営業こそが勝負の分かれ目になります。
展示会全体の3フェーズ：
展示会前の準備
展示会中の運営
展示会後のフォロー営業
この3つの流れすべてをカバーする計画が必要です。準備段階で「展示会後」の活動まで含めておけば、バタバタせずに確実なフォローができます。
展示会前の準備事項
① 出展申し込みとマニュアル確認
出展申し込みを行うと、主催者から専用の出展者ページが提供され、そこから出展マニュアルをダウンロードできます。このマニュアルには提出書類の締切や規定が細かく書かれており、必ず期限を守って対応しましょう。
マニュアルに登場する主な項目は以下の通りです。
電気工事の申請：照明やコンセントの使用には事前申請が必要。
備品レンタル：主催者もしくは装飾業者から、テーブルやイスを借りられます。
給排水工事：食品関連ブースで水道を使う場合に申請が必要です。
危険物の申請：裸火や天井設置など、消防署への届け出が必要なケースも。
食品衛生の届け出：試食などを行う場合、保健所申請が必要です。
初めての場合は専門用語も多く不安になりますが、主催者に相談すれば丁寧に教えてくれます。また、装飾業者に依頼すれば申請代行もしてくれる場合があります。
② ブース設営会社の手配
ブース設営には複数の選択肢があります。
何もしない（パネルのみの出展）
主催者が提供するパッケージブース
装飾会社に依頼する
広告代理店に依頼する
展示会コンサルに依頼する
一般的に、費用は「何もしない」からコンサルタントを雇うにつれて増加します 。予算とニーズに基づいて、各オプションの長所と短所を検討します 。
また、装飾業者や代理店に依頼する場合は、提案コンペを開催すると比較検討がしやすくなります。そのためには、展示会概要やブースサイズ、予算などをまとめたオリエンシート（仕様書）が必要です。コンペの開催にはスケジュール的に最低でも2週間の余裕を持ちましょう。
③ ブースデザインのポイント
ブースデザインは見た目の派手さだけでは不十分です。注力すべきは以下の3点です。
キャッチコピー：「省エネ〇〇％」より「光熱費半減の〇〇」という表現が効果的。数字よりベネフィットを前面に。
展示物の見せ方：体験型30%・実物展示50%・パネル20%が理想。触れられるサンプルを多めに配置します。
展示パネル：5秒ルールを意識：歩きながらでも伝わる大きさの文字とシンプルな図解。
これらの要素は装飾会社ではなく、自社で考える必要があります（展示会コンサルなら一緒に考えてくれる場合もあります）。
また、以下の制作物も早めに検討しておきましょう。
パンフレット
アンケート用紙
ノベルティ
映像やプレゼン資料
④ 配送・搬入計画
製品や展示物の運搬手段も忘れずに計画を立てます。
トラックの手配が必要かどうか
社用車に積載できるかどうか
遠方の展示会の場合、指定宅配業者を使う手配も必要
当日になって「荷物が入らない」といったトラブルを防ぐためにも、早めの確認が重要です。
⑤ メンバーとシフトの決定
展示会は通常2～3日開催されます。誰がどの日に参加するのか、シフトを組んでおきましょう。
あわせて検討したいのが以下の準備：
名刺の用意
ユニフォームの発注
宿泊先の確保（遠方の場合）
特に展示会開催期間の宿泊先は混雑しやすく、直前では予約が取れないこともありますのでご注意を。
⑥ 事前広報と招待活動
集客を増やすには事前の広報が効果的です。
自社Webサイトでの告知
SNS、メール、WEB広告での情報発信
さらに、既存顧客への招待も大切です。競合ブースへの流出が心配になるかもしれませんが、それ以上に信頼関係の強化に繋がるチャンスです。
普段接していない部署の方と新たに関係が築けるのも展示会ならではのメリットです。
まとめ：展示会成功のカギは「見える計画」
展示会は単なる「出展」ではなく、「戦略」と「段取り」の勝負です。
目的・目標を明確にする
出展からフォローまで一貫した計画を立てる
やるべきことを「見える化」する
おすすめはガントチャートでの管理です。タスク、期限、優先順位を可視化すれば、他のメンバーにも任せやすく、進捗管理もしやすくなります。
「何を、いつまでに、誰が」やるのかを整理し、展示会当日までに余裕を持って準備を整えましょう。
👉 後半の記事では、展示会当日の運営から、終了後の営業フォローまでを詳しく解説します！